Zusammenfassung
Man vergisst leicht, wie es ist, neu im Unternehmen zu sein. Ebenso leicht wird die Arbeitsbelastung der Personalabteilung und der Teams unterschätzt, mit denen neue Mitarbeiter zusammenarbeiten werden, aber Organisation und Vorbereitung sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen Mitarbeiter-Onboarding.
Das kann gut durchdachtes Mitarbeiter-Onboarding
Das Onboarding neuer Mitarbeiter erfolgt nicht nur am ersten Tag oder in der ersten Woche. Eine Studie von Deloitte zeigt, dass 90 % der Neueinstellungen innerhalb der ersten sechs Monate ihrer Anstellung entscheiden, ob sie im Unternehmen bleiben wollen. Bei Neueinstellungen zählt auch nicht nur der erste Eindruck. Infolgedessen ist das Onboarding von Mitarbeitern viel wichtiger als bisher angenommen und dauert viel länger.
Die Planung eines angenehmen und nützlichen Onboarding-Prozesses erfordert mehr, als Sie zunächst denken. Wie die Brandon Hall Group festgestellt hat, können Unternehmen, wenn sie diesen wichtigen Schritt richtig machen, die Mitarbeiterbindung um bis zu 82 % und die Produktivität um über 70 % steigern. Das bedeutet: Wenn Sie Ihre Mitarbeiter möglichst herzlich willkommen heißen, sie in die richtigen Bahnen lenken und mit nützlichem Informationsmaterial versorgen, werden Sie mehr aus Ihren Mitarbeitern herausholen und Ihre Mitarbeiter kurz- und langfristig glücklicher und zufriedener machen.
Pre-Boarding
Schon bevor ein neuer Mitarbeiter das Büro betritt, sollte die Kommunikation eine Priorität beim Onboarding der Mitarbeiter sein. Vielleicht ist Ihre Bürotür etwas schwer zu finden, oder vielleicht liegt sie in dem Hof, durch den Sie an Ihrem ersten Tag gegangen sind. Ihr neuer Mitarbeiter sollte vor seiner Ankunft genau wissen, wo sich das Büro befindet, und muss nach einer anstrengenden Reise suchen. Sie können Ihren neuen Mitarbeiter vorab beruhigen, indem Sie all diese kleinen Details vor Ihrem ersten Arbeitstag per E-Mail klären.
Weitere Dinge, die Sie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter in Ihre Voraus-E-Mail aufnehmen sollten:
- Kopien unterzeichneter Verträge und Vereinbarungen
- Unternehmenshandbuch mit Informationen zur Unternehmenskultur und regelmäßigen Veranstaltungen
- Der Name der Person, die sie bei der Ankunft begrüßt hat
- Zeitleiste für die vergangenen Wochen mit detaillierten Namen und Zeiten der Besprechungen
- Ein Zeitplan für die ersten paar Wochen, in dem der Titel und die Uhrzeit des Treffens aufgeführt sind
- Kleiderordnung, lässig oder formell
Fragen Sie neue Mitarbeiter ein wenig über sich selbst und was sie gerne in ihrer Freizeit machen oder wo sie gerne zu Mittag essen. Senden Sie dann einige Tage vor Beginn eine unternehmensweite Willkommens-E-Mail mit diesen Informationen, damit jeder genau weiß, wer anfängt. Dies schafft eine positive Atmosphäre, in der Teammitglieder über Dinge außerhalb der Arbeit und Fristen sprechen können. Das verleiht der gesamten Büroatmosphäre ein freundliches, warmes Gefühl.
Die Unternehmenskultur vorstellen
Handbuch zur Unternehmenskultur anbieten
Einer der wichtigsten Aspekte der Mitarbeiterbindung ist die Kultur, die Sie pflegen. Am besten eine Art Handbuch dafür. Dieses Handbuch sollte den gemeinsamen Weg beschreiben, den Ihr Unternehmen gegangen ist, um an diesen Punkt (Ihre Geschichte) zu gelangen, und die Erwartungen an die Kommunikation beschreiben. Es sollte auch beinhalten, an wen sich Mitarbeiter bei Fragen wenden können und welche regelmäßigen Veranstaltungen mit dem Team zu organisieren sind, wie z. B. Mittagessen, Feiern oder Präsentationen.
Willkommenskaffee veranstalten
Auch wenn Ihr brandneuer Mitarbeiter im Büro ankommt, gibt es noch viel zu tun. Natürlich muss man sie allen im Büro vorstellen und herumführen. Ihr neuer Mitarbeiter kann sich vielleicht nicht an alle Namen erinnern, aber er wird in den Tagen und Wochen, nachdem er sich eingelebt hat, einige freundliche Gesichter sehen. Darüber hinaus wissen andere Teammitglieder, wer neu ist, was es einfacher macht, neue Gespräche zu beginnen.
Besonders in kleineren Teams kann es eine gute Idee sein, eine Willkommenskaffeepause für das Onboarding der Mitarbeiter zu veranstalten. Dies kann sehr informell sein und wird am besten in der Küche und nicht im Sitzungssaal durchgeführt, damit sich niemand im "Arbeitsmodus" fühlt. Dies ist eine Gelegenheit für alle, ein wenig Kontakte zu knüpfen und gemeinsame Interessen zu erkunden. Je nach Unternehmenskultur kann dies auch ein "Feierabendgetränk" am Wochenende sein.
Die ersten paar Wochen
Buddy-System einrichten
Der Aufbau eines Buddy-Systems für das Onboarding neuer Mitarbeiter ist von unschätzbarem Wert. Die Kumpels sollten in den ersten Monaten ein paar Mittagessen mit dem neuen Mitarbeiter vereinbaren und ihm mitteilen, dass er mit jeder "dummen Frage" zu ihm kommen kann. Buddies sollten auch sicherstellen, dass sich Neulinge einen schnellen Überblick über ihre Wege verschaffen und ihnen sagen, wo sie alle Kaffeebecher und gemeinsamen Gegenstände finden können. Insgesamt sollen sie eine Quelle positiver Energie für neue Gesichter sein.
Fragen Sie einige Freiwillige nach dem Programm oder fragen Sie bestimmte Teammitglieder, die Ihrer Meinung nach gut darin sind, neue Mitarbeiter willkommen zu heißen und in den ersten Monaten zu unterstützen.
Mentor zuteilen
Ein ähnlicher Ansatz für das Onboarding von Mitarbeitern besteht darin, einen Mentor im Team zu bestimmen, in dem der neue Mitarbeiter arbeiten wird. Das ist etwas professioneller als ein Buddy und ermöglicht es einem Mentor, neue Mitarbeiter in die Besonderheiten ihrer neuen Routine einzuführen. Er bringt das System bei, das er verwendet, erklärt, wie sich Teams normalerweise selbst organisieren, und sorgt dafür, dass er zu allen wichtigen Meetings eingeladen wird.
Meeting-Einladungen frühzeitig initiieren
Ein oft übersehener Punkt ist, dass Sie Ihren neuen Mitarbeitern nicht die Führung überlassen sollten. Andere Teammitglieder, die sich eingelebt haben und sich wohlfühlen, sollten diejenigen sein, die neue Leute zum Meeting einladen. Es kann etwas peinlich sein, wenn Neulinge Sie bitten, zu einem Meeting zu kommen und sich deshalb selbst einladen müssen oder nicht wissen, wer der Organisator des Meetings ist.
Zeit zum Sortieren zugestehen
Denken Sie darüber nach, wie viel Lernzeit benötigt wird, um einen neuen Job zu starten. Ihre neuen Mitarbeiter werden alle möglichen neuen Leute kennenlernen, versuchen, sich Namen und Titel zu merken, und manchmal völlig neue Fähigkeiten erlernen oder dieselbe Arbeit auf eine andere Art und Weise erledigen. Sie müssen sich möglicherweise auch an neue Tools und Steuerungssysteme gewöhnen. Ganz zu schweigen von Kleinigkeiten wie z. B. sich merken, wo die Toilette ist oder wie man die Schlüsselkarte benutzt.
Daher sollten Sie neuen Mitarbeitern etwas Zeit geben, um alle Informationen zu verarbeiten, die sie beim Onboarding zwangsläufig betreffen werden. Geben Sie Ihrem Neuling etwas Zeit, um Notizen zu machen, seinen Zeitplan zu organisieren, seine Hardware zu personalisieren und sich im Allgemeinen ein wenig wohl zu fühlen.
Reflexion und Feedback
Feedback ist das nützlichste Werkzeug, das Sie haben, wenn Sie Ihren Onboarding-Prozess weiterentwickeln. Laden Sie neue Mitarbeiter auch nach der ersten Woche zu einer Feedback-Sitzung ein, in der sie darüber sprechen können, was ihnen gefällt, aber was noch wichtiger ist, womit sie sich möglicherweise nicht wohl fühlen. Das ist nützlich für den Wechsel und bereitet den nächsten Newcomer besser auf den Start in Ihrem Unternehmen vor.
Denken Sie bei der Gründung eines neuen Unternehmens an Ihre Wünsche und setzen Sie diese Feedback-Änderungen beim nächsten Mal um. Im Laufe der Zeit werden Sie die beste Voreinstellungs- und Onboarding-Erfahrung haben, die dazu beitragen wird, die Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu steigern und Ihre Bindungsrate deutlich zu erhöhen.
